POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MARTHA LUCÍA VILLEGAS DUQUE

La presente Política, tiene como objetivo proteger los datos personales que reposen en los archivos y bases de datos del Consultorio Odontológico de MARTA LUCÍA VILLEGAS DUQUE, ésta última en calidad de Responsable del Tratamiento (en adelante La Responsable), con el fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar su información personal, de conformidad con lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, la  Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

A continuación se establecen los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio y transferencia de datos personales; las responsabilidades de La Responsable, del Encargado del Tratamiento y de sus empleados y colaboradores con motivo del manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de datos y archivos del Consultorio Odontológico, como unidad de negocio perteneciente a MARTA LUCÍA VILLEGAS DUQUE; los derechos de los Titulares de los datos personales y los procedimientos para hacerlos efectivos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

MARTA LUCÍA VILLEGAS DUQUE, identificada con la C.C. 39.786.749 con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, República de Colombia, será la Responsable de los Datos Personales suministrados por sus pacientes, clientes, empleados, proveedores, contratistas y demás grupos de interés.

Los siguientes son los datos de contacto de La Responsable:

Dirección: CRA 15 # 95 – 35 cons 502

Correo Electrónico: consultorio95@yahoo.com  

Teléfono: 3102951088

DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN

La siguiente lista contiene el tipo de información personal relacionada con personas identificables (pacientes, empleados, proveedores y contratistas), que es objeto de la presente política de datos:

• Datos e información de contacto, tales como: nombre, fecha de nacimiento, género, nacionalidad, fotografía personal, número de identificación, número de teléfono, correo electrónico, dirección, grabaciones de voz y video, firma y firma electrónica, hoja de vida de empleados, proveedores de bienes y servicios, personal externo y subcontratistas;
• Datos sensibles de adultos y menores de edad: historial médico y dental, radiografías, fotografías intraorales y faciales, moldes dentales, información sobre alergias o condiciones médicas relevantes, medicamentos que toma el paciente, información contenida en consentimientos informados, y en general, información necesaria para el diagnóstico, tratamiento odontológico de ortodoncia y ortopedia maxilar y su seguimiento;
• Datos incluidos en registros de citas y asistencias,
• Datos de carácter médico con ocasión de exámenes realizados al personal que ingresa a laborar al consultorio;
• Información profesional: nombre de la empresa para la cual trabaja, cargo, dirección, teléfono;
• Información relativa a transacciones: número de cuenta bancaria y demás información necesaria para la realización de transacciones bancarias a favor de empleados, proveedores y contratistas.
• Información suministrada durante reuniones virtuales, reuniones presenciales, sesiones de servicio al paciente;
• Información personal suministrada durante la realización de cursos y capacitaciones presenciales o virtuales realizadas al personal que presta sus servicios personales en el consultorio odontológico;
• Datos utilizados e información compartida durante el uso de redes sociales y medios de comunicación de los cuales dispone el Consultorio Odontológico, tales como nombre de usuario, dirección IP;
• Cualquier información adicional necesaria para el cumplimiento legal, de las políticas del Consultorio Odontológico (ortodoncia y ortopedia maxilar) y la realización de debidas diligencias respecto de proveedores, contratistas, empleados y clientes del mismo.

En todo caso, bajo la única responsabilidad del Titular, tendrá carácter facultativo el suministro de información que verse sobre datos sensibles.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales por parte de La Responsable, a través del Encargado del Tratamiento, será la recolección, almacenamiento, procesamiento, administración, utilización, transferencia y supresión, en la forma permitida por la ley, y se realiza con las siguientes finalidades:

1. Finalidad del Tratamiento de datos personales de los pacientes:
2. Garantizar una atención odontológica (ortodoncia y ortopedia maxilar) adecuada, personalizada y segura, mediante el uso de información necesaria para realizar el diagnóstico, tratamiento y seguimiento de los pacientes.
3. Gestionar comunicaciones y citas relacionadas con el seguimientos de los tratamientos de ortodoncia y ortopedia maxilar.
4. Realizar tratamientos de ortodoncia que utilizan tecnologías disponibles en otras ciudades u otros países, para lo cual La Responsable deberá transmitir datos dentales a socios comerciales ubicados otras ciudades o en otras jurisdicciones, quienes a su vez contarán con políticas de tratamiento de datos adecuadas. En el caso de la transferencia internacional de datos personales, La Responsable se asegurará de que los receptores de la información estén ubicados en jurisdicciones con adecuados niveles de protección.
5. Informar a los clientes sobre la atención prestada a sus beneficiarios.
6. Gestionar temas administrativos tales como cuentas de cobro, pagos, facturas electrónicas, etc.
7. Finalidad del Tratamiento de datos personales de empleados, ex empleados, sus familiares y aspirantes en procesos de selección:
8. Procesos de selección y vinculación de personal,
9. Procesos de nómina, afiliación, pagos y reportes al sistema general de seguridad social y cajas de compensación familiar,
10. Historia laboral y revisión de antecedentes,
11. Auditorías internas y externas,
12. Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones o reclamos de entidades del sistema general de seguridad social a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado,
13. Entrada y salida de las diferentes instalaciones o acceso a sistemas,
14. Verificaciones de cumplimiento de normas legales, normas y reglamentos internos, políticas del Consultorio Odontológico y realización de debidas diligencias,
15. Atención de eventuales emergencias,
16. Y en general para el cumplimiento de la ley laboral y todos los fines necesarios de acuerdo al vínculo particular con La Responsable.
17. Finalidad del Tratamiento de datos personales de clientes, proveedores y contratistas:
18. Permitir a MARTA LUCÍA VILLEGAS DUQUE cumplir con las obligaciones precontractuales, contractuales y pos-contractuales a su cargo,
19. Responder consultas, recibir cotizaciones, satisfacer necesidades de sus clientes,
20. Concluir y ejecutar contratos y acuerdos con clientes, proveedores y contratistas,
21. Hacer seguimiento al cumplimiento de obligaciones y compromisos a cargo de contratistas y colaboradores,
22. Cumplir con asuntos de carácter administrativo,
23. Realizar registros contables, operaciones financieras y pagos,
24. Asignar y controlar el uso de elementos tecnológicos, equipos e insumos necesarios para la realización de tratamientos odontológicos y de ortodoncia,
25. Realizar y atender auditorías internas y externas,
26. Controlar la entrada y salida de las instalaciones, y

1. En general para todos los fines necesarios de acuerdo a la relación contractual correspondiente.
2. Los datos personales de los Titulares podrán ser tratados además con la finalidad de atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechos por el propio Titular de la información o las personas autorizadas por éste o por la Ley.

MECANISMOS DE RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Responsable recopila información personal, entre otros, cuando su titular:

• Programe citas odontológicas o de ortodoncia,
• Asista a citas odontológicas o de ortodoncia,
• Realice consultas, solicite información o se comunique con el Consultorio Odontológico,
• Diligencie nuestros formularios,
• Visite las instalaciones del Consultorio Odontológico;
• Celebre un contrato de tipo laboral, civil o comercial o realice cualquier tipo de transacción con La Responsable;
• Participe en capacitaciones obligatorias o voluntarias realizadas por La Responsable, una entidad de salud u otra;
• Realice consultas o reclamos relativos a sus datos personales;
• Interactúe con nuestro sitio web.
• En general, proporcione sus datos para recibir los servicios que se proporcionan a través del Consultorio Odontológico.
•  

DERECHOS DE LOS TITULARES

Serán objeto de protección con base en la presente Política, los datos de aquellas personas a las cuales La Responsable les presta servicios odontológicos, o que en ejercicio de cualquier actividad laboral o de proveeduría comercial, permanente u ocasional, suministren datos personales a La Responsable, quien deberá garantizar los siguientes derechos en cabeza de los Titulares:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
4. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La persona encargada del Tratamiento de los datos personales será  Martha Lucia Villegas, quien además será responsable de atender las consultas y reclamos formulados por el Titular de la información con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización.

Las consultas serán enviadas al correo electrónico: consultorio95@yahoo.com y serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará la fecha en que se atenderá la consulta y los motivos de la demora.

La respuesta no podrá exceder el término de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes en cabeza del Responsable o el Encargado del Tratamiento, podrán presentar un reclamo ante cualquiera de ellos, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, junto con la siguiente información:

• Identificación del Titular,
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
• Teléfono, dirección física y de correo electrónico,
• Documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados en la ley, el Titular al que se le niegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de mayo de 2025 y estará vigente hasta el momento en que expresamente se revoque o se modifique.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de eliminarlos.